En este articulo abordaremos la segunda parte de los tipos de documentos de un sistema de gestion; les recomiendo leer el artículo anterior en el que alcanzamos a explicar algunos documentos como estatutos, política, manual del sistema de gestión, planes y programas; en este artículo ahondaremos en los documentos que están más cerca de la base de la pirámide documental.
Estos documentos no representan decisiones ni temas estratégicos o de planeación, sin embargo dan instrucciones de trabajo; para que las actividades y tareas se cumplan de forma oportuna y adecuada.
Vamos a empezar entonces por definir los 4 tipos de documentos más comunes y principales que nos ayudan a orientar o dar instrucciones de trabajo.
Diferencias entre Procedimiento, Instructivo, Protocolo y Guia.
Es importante tener en cuenta en estas definiciones; que una Actividad: es un conjunto de tareas que llevan al cumplimiento de un objetivo de un proceso; mientras que la tarea es el paso o acción puntal que se debe realizar dentro de una o varias actividades.
Estos documentos son de gran ayuda en la operación de las empresas; ya que permiten establecer el cómo, cuándo, donde, quien de las actividades y tareas que se quieran asignar.
Al definirlos es importante tener en cuenta:
- Deben ser claros y debemos pensar en la persona que los va a leer; los documentos extensos han quedado en el pasado, porque no son prácticos y pierden claridad.
- Los flujogramas; mapas conceptuales, mapas mentales, diagramas son de gran ayuda en cualquiera de estos tipos de documentos.
- Al elaborarlos debe pensarse en incluir todas las partes relevantes para no estar modificándolos todo el tiempo.
- Las modificaciones deben hacerse cuando en verdad se requiera y se deben socializar.
- Los documentos deben estar al alcance de quien los necesita.
Finalmente cabe resaltar que no es una camisa de fuerza tener todos los documentos de la pirámide; cada empresa de acuerdo a su naturaleza, tamaño, a sus condiciones y actividad; establece los documentos que necesita; finalmente la idea no es llenarse de documentos, sino tener los que sean útiles.
Pero por pequeña y sencilla que parezca una empresa siempre es importante establecer por lo menos los documentos claves de acuerdo a su actividad; para que las responsabilidades, estándares, funciones y formas de trabajar queden documentadas y esto proporcione mayor orden y estabilidad ante cambios y ante la cotidianidad; además que permite que todo el equipo de trabajo hable el mismo idioma.Primer artìculo: Tipos de Documentos en un sistema de gestion
