TIPOS DE DOCUMENTOS DE UN SISTEMA DE GESTION

Diferencia entre procedimiento, instructivo, protocolo y guia

Compartir este post

Share on facebook
Share on linkedin
Share on twitter
Share on email

En este articulo abordaremos la segunda parte de los tipos de documentos de un sistema de gestion; les recomiendo leer el artículo anterior en el que alcanzamos a explicar algunos documentos como estatutos, política, manual del sistema de gestión, planes y programas; en este artículo ahondaremos en los documentos que están más cerca de la base de la pirámide documental.

Estos documentos no representan decisiones ni temas estratégicos o de planeación, sin embargo dan instrucciones de trabajo; para que las actividades y tareas se cumplan de forma oportuna y adecuada.

Vamos a empezar entonces por definir los 4 tipos de documentos más comunes y principales que nos ayudan a orientar o dar instrucciones de trabajo.

Diferencias entre Procedimiento, Instructivo, Protocolo y Guia.

Es importante tener en cuenta en estas definiciones; que una Actividad: es un conjunto de tareas que llevan al cumplimiento de un objetivo de un proceso; mientras que la tarea es el paso o acción puntal que se debe realizar dentro de una o varias actividades.

Estos documentos son de gran ayuda en la operación de las empresas; ya que permiten establecer el cómo, cuándo, donde, quien de las actividades y tareas que se quieran asignar.

Al definirlos es importante tener en cuenta:

  • Deben ser claros y debemos pensar en la persona que los va a leer; los documentos extensos han quedado en el pasado, porque no son prácticos y pierden claridad.
  • Los flujogramas; mapas conceptuales, mapas mentales, diagramas son de gran ayuda en cualquiera de estos tipos de documentos.
  • Al elaborarlos debe pensarse en incluir todas las partes relevantes para no estar modificándolos todo el tiempo.
  • Las modificaciones deben hacerse cuando en verdad se requiera y se deben socializar.
  • Los documentos deben estar al alcance de quien los necesita.

Finalmente cabe resaltar que no es una camisa de fuerza tener todos los documentos de la pirámide; cada empresa de acuerdo a su naturaleza, tamaño, a sus condiciones y actividad; establece los documentos que necesita; finalmente la idea no es llenarse de documentos, sino tener los que sean útiles.

Pero por pequeña y sencilla que parezca una empresa siempre es importante establecer por lo menos los documentos claves de acuerdo a su actividad; para que las responsabilidades, estándares, funciones y formas de trabajar queden documentadas y esto proporcione mayor orden y estabilidad ante cambios y ante la cotidianidad; además que permite que todo el equipo de trabajo hable el mismo idioma.Primer artìculo: Tipos de Documentos en un sistema de gestion

Otros artículos para leer

Hazardous medical waste that needs to be carefully disposed of by incineration. Items include clinical waste such as used syringes and needles, used swabs, plasters and bandages. Used drug blister packs and ampules. Biomedical waste is potentially infectious.
Gestión Ambiental

Inscripción para Generadores de Residuos Hospitalarios

Si tú o tu empresa se ubica en la ciudad de Bogotá y desarrolla alguna o varias de las siguientes actividades, debe Inscribirse como Generador de Residuos Hospitalarios:

Economía Circular
Gestión Ambiental

Economía Circular en las PYME

Se puede implementar economía circular en las PYME?, la economía circular es una estrategia que pretende optimizar el uso de los recursos en los procesos

Sakaki - Consultores Ambientales S.A.S.
Abrir chat
1
Contáctanos
Hola, en que puedo ayudarte?