Economía Circular en las PYME

Economía Circular en las PYME

Se puede implementar economía circular en las PYME?, la economía circular es una estrategia que pretende optimizar el uso de los recursos en los procesos productivos, de tal manera que el proceso utilice lo estrictamente necesario, sea optimo en resultados y genere menos residuos. Esto quiere decir, generar menos impactos negativos al ambiente y mayores impactos económicos en las empresas.

 

Beneficios de la economía Circular

Optimiza los costos de producción (ya sea en bienes o servicios)

Ya que se utilizan los recursos necesarios y este control permite evitar desperdicios.

Fuente de otros ingresos

Así es, la economía circular nos permite comercializar subproductos que en nuestro proceso son «residuos» y que pueden ser útiles en otros procesos o empresas.

Incrementa el Ahorro

Va de la mano con la optimización de costos, ya que al mantener el control de materias primas, insumos y proceso productivo, veremos un ahorro en todos los recursos que utilizamos.

Cual es la diferencia con la economía lineal?

Economía Lineal

Economía Lineal

Fuente: Guía empresarial de economía circular, Procolombia, 2020

La economía a la que estamos acostumbrados, toma los recursos que necesita, los transforma para producir bienes y servicios y los residuos o subproductos de cada etapa del proceso van a los rellenos sanitarios, celdas de seguridad, hornos de incineración etc.

Economía Circular

Economía Circular

Fuente: Guía empresarial de economía circular, Procolombia, 2020

En este modelo de economía, tomamos los recursos que vamos a utilizar, y podemos los residuos de cada proceso tienden a reutilizarse ya sea en otros procesos o los podemos comercializar paras empresas, de tal manera que se alargue la vida útil del recurso; y los productos y subproductos técnicos, tienden a elaborarse de tal manera que tengan una vida útil larga o que bien mediante modificaciones o mantenimientos dicha vida útil pueda alargarse.

La economía circular, una moda?

Talvez el termino de «Economía Circular» este de moda actualmente, solo como termino; porque en la práctica es una «necesidad», de acuerdo a la fundación Ellen MacArthur, (que se creó en 2010 para trabajar y promover la economía circular), existen varios factores del modelo de economía actual, que nos llevan a implementar la economía circular:

  • Una generación exacerbada de residuos, los relleno sanitarios de las grandes ciudades del mundo ya están saturados.
  • Alta volatilidad de precios de materias primas
  • Riesgos de suministro por la sobreexplotación de recursos naturales.
  • Deterioro de los ecosistemas
  • Avances tecnológicos
  • Evolución de normas legales y técnicas.

Por esto, debemos replantear nuestra manera de concebir los proceso productivos, y comprender que finalmente este gran beneficio ambiental también se vera reflejado en al economía de nuestras empresas; en nuestro siguiente articulo, veremos ejemplos de economía circular y como podemos implementarlo en nuestras PYMEs.

 

 

 

Para complementar la información queremos invitarte a ver este videoclip, muy claro y didáctico.

Los créditos de este video para la empresa Acciona S.A   https://www.youtube.com/watch?v=wc_65-yf6zU&t=20s

IDENTIFICACION DE PELIGROS Y EVALUACION DE RIESGOS

IDENTIFICACION DE PELIGROS Y EVALUACION DE RIESGOS

La identificacion de peligros y evaluacion de riesgos:

Ees una actividad basica para poder establecer los planes de accion, programas de gestiòn del riesgo y activdiades a implementar en nuestro sistema de gestiòn de seguridad y salud en el trabajo.  En nuestro canal de Youtube tenemos un nuevo video donde ahondaremos en las generalidades de esta actividad. Te invitamos a verlo e incluso puedes utilizarlo como charla para tu Comite Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo. También puedes inscribirte a nuestro canal de youtube. https://www.youtube.com/channel/UCNkDQCIonzu25tnB5YWZEfg

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Elabore adecuadamente sus procedimientos: https://www.sakakiconsultores.com/elabore-adecuadamente-sus-procedimientos/

INSCRIPCIÓN COMO GENERADOR DE RESIDUOS PELIGROSOS.

INSCRIPCIÓN COMO GENERADOR DE RESIDUOS PELIGROSOS.

INSCRIPCIÓN COMO GENERADOR DE RESIDUOS PELIGROSOS.

Hoy hablaremos de un trámite que para muchas empresas es obligatorio y que genera mucha confusión “El registro de generador de residuos peligrosos”.

¿Qué es el registro de generador de residuos peligrosos?

Es un trámite por medio del cual le informamos a la autoridad ambiental de nuestra jurisdicción, que nuestra empresa es generadora de residuos peligrosos; este registro está reglamentado en el decreto 4741 de 2005 y resolución 1362 de 2007.

¿Para qué sirve este registro?

Es un medio de control ambiental que ejercen las autoridades ambientales para verificar que empresas generan residuos peligrosos y la forma en que se gestionan los mismos.

¿Todas las empresas deben inscribirse?

NO; solamente aquellas que generan más de 10 Kg al mes de residuos peligrosos; sin embargo quienes generen 10 o menos Kg al mes deben hacer una gestión adecuada de sus residuos y en cualquier momento pueden ser sujeto de verificación o auditoria de la autoridad ambiental.  También deben hacerlo las personas naturales que generen residuos peligrosos de más de 10 kg al mes.

¿A qué entidad me debo inscribir?

Si usted está en una ciudad principal debe inscribirse ante la secretaria de ambiente; si está en un municipio debe inscribirse en la corporación autónoma regional de su jurisdicción; todas las autoridades manejan el formato establecido en la resolución 1362 de 2007; tenga en cuenta que la entidad le solicitara también un informe de la cantidad de residuos generados en el último año.

¿Qué se debe hacer después de haber hecho el registro de generador de residuos peligrosos?

  1. Debe diligenciar el formato de registro de generador de residuos peligrosos y radicarlo en la entidad ambiental de su jurisdicción (secretaria de ambiente o corporación autónoma regional)
  2. La entidad debe responderle dentro de los siguientes 15 días hábiles asignándole un usuario y una clave en la plataforma KUNA del IDEAM.
  3. Una vez hecho este registro la empresa deberá reportar cada año la cantidad de residuos generados y la gestión realizada en la plataforma KUNA del IDEAM con el usuario y clave asignada.
¿Qué pasa si no me inscribo?

Si su empresa cumple los requisitos para inscribirse como generador de residuos y no lo hace, puede tener multas y sanciones millonarias y exponerse a comparendos ambientales.

En sakaki consultores ambientales le asesoramos y brindamos acompañamiento para la gestión adecuada de residuos peligrosos, los reportes anuales ante IDEAM o ante secretarias de salud (para residuos hospitalarios); así que si tienen dudas o no saben cómo se debe manejar el tema de residuos en su empresa, contáctenos.

También les dejamos un link del IDEAM, donde encontraran información útil para este trámite. http://www.ideam.gov.co/web/contaminacion-y-calidad-ambiental/registro-de-generaodores-respel

Elabore adecuadamente sus procedimientos

Elabore adecuadamente sus procedimientos

Elabore adecuadamente sus procedimientos

Es difícil imaginar un sistema de gestión sin procedimientos definidos y escritos, esto debido principalmente a que todos podemos ejecutar un mismo proceso de forma diferente, con base a nuestra experiencia y conocimiento; por lo tanto se hace necesario contar con un documento que indique la mejor forma de hacer una actividad, en el menor tiempo posible y  optimizando los recursos. Pero ¿cómo elaborar un procedimiento?

Como indicamos en el artículo anterior, dentro de un sistema de gestión pueden existir diferentes tipos de documentos, entre los cuales están: los procedimientos, instructivos, y registros, los cuales se crean de forma secuencial, es decir; los instructivos y registros se generan a partir de la elaboración de un procedimiento. El procedimiento nos menciona las actividades, el instructivo las tareas y el registro evidencia la ejecución, por lo anterior, podemos comprender porque los procedimientos tienen tanta importancia en los procesos de entrenamiento e inducción de personal, auditorías y mejoramiento de los procesos de las Compañía.

En este artículo les mostraremos algunas partes comunes y necesarias para hacer que los procedimientos sean claros:

  • El objetivo debe responder la pregunta de para qué existe ese procedimiento, un ejemplo es el objetivo del procedimiento de compra de bienes y servicios, el cual generalmente menciona: Definir las pautas para realizar la compra de bienes y servicios, que permitan un suministro oportuno y de calidad para todas las áreas de la Compañía. Recomendamos que siempre este en los procedimientos y que sea claro y conciso.

 

  • El alcance indica desde donde inicia y finaliza la descripción de actividades del procedimiento. Este apartado es uno de los más importantes, debido a que su correcta definición permitirá que se incluyan de forma detallada cada una de las actividades que involucran el cumplimiento del objetivo. Al igual que el ítem anterior recomendamos que siempre este definido y que sea muy claro. Siguiendo el ejemplo del procedimiento de compras, podría quedar: “inicia desde la identificación de la necesidad de un bien o servicio dentro de la empresa, hasta la entrega del producto o servicio comprado al área o proceso solicitante”

 

  • Las definiciones deben indicar de forma puntual la descripción de los conceptos desconocidos mencionados en el procedimiento y necesarios para facilitar su entendimiento. No es obligatorio, pero si el procedimiento maneja términos poco comunes se recomienda incluirlo.

 

  • El apartado descripción de actividades es donde indicamos cómo se realiza cada una de las actividades definidas, tiempos y responsables de ejecutarla. Durante la descripción de la actividad es necesario identificar cuáles requieren la generación de instructivos, donde se detalle la ejecución de la tarea, para lo cual se debe crear el documento independiente y citarlo dentro del mismo, así mismo como aquellos formatos necesarios que evidencien la ejecución y ayuden en la trazabilidad de la actividad.

 

  • El diagrama de flujo es donde visualizamos de forma gráfica el paso a paso de las actividades indicadas en la descripción. No es obligatorio; puede ser que un procedimiento tenga la descripción de actividades con un paso a paso y no tenga diagrama de flujo; pero es una herramienta visual que en algunas ocasiones ayuda en la lectura.

 

¿Quién debe elaborar el procedimiento?:

La documentación de un procedimiento es trabajo en equipo entre el responsable de la actividad que tiene el conocimiento exacto y completo y el líder de calidad o de procesos, quien ayudara en la documentación del mismo.

 

¿Cuándo elaborar un procedimiento?:

Cuando tenemos la necesidad de estandarizar el paso a paso para hacer determinada(s) actividad; ya sea para que este estándar nos permita cumplir con la ley o cumplir con un patrón de calidad o sencillamente conservar el conocimiento respecto a ciertas actividades y que sean claras tanto para personal antiguo o para alguien nuevo que inicia labores en nuestra empresa.

 

Otro consejo muy importante es pensar “siempre” en las personas que van a leer el documento, los procedimientos extensos normalmente se convierten en una piedra en el zapato de los sistemas de gestión, así que recomendamos ser muy claros, manejar herramientas visuales y disminuir los textos innecesarios.

 

Es nuestra invitación, que puedas asegurar la correcta elaboración de los procedimientos de tu Compañía y de esta forma lograr su mejoramiento.  El reto que sigue a esta labor, es garantizar la actualización de los procedimientos en el tiempo oportuno y de la forma correcta, recuerda que los cambios inician ejecución una vez se han cambiado y divulgado correctamente.

TIPOS DE DOCUMENTOS DE UN SISTEMA DE GESTION

TIPOS DE DOCUMENTOS DE UN SISTEMA DE GESTION

TIPOS DE DOCUMENTOS DE UN SISTEMA DE GESTION

En este articulo abordaremos la segunda parte de los tipos de documentos de un sistema de gestion; les recomiendo leer el artículo anterior en el que alcanzamos a explicar algunos documentos como estatutos, política, manual del sistema de gestión, planes y programas; en este artículo ahondaremos en los documentos que están más cerca de la base de la pirámide documental.

Estos documentos no representan decisiones ni temas estratégicos o de planeación, sin embargo dan instrucciones de trabajo; para que las actividades y tareas se cumplan de forma oportuna y adecuada.

Vamos a empezar entonces por definir los 4 tipos de documentos más comunes y principales que nos ayudan a orientar o dar instrucciones de trabajo.

Diferencias entre Procedimiento, Instructivo, Protocolo y Guia.

Es importante tener en cuenta en estas definiciones; que una Actividad: es un conjunto de tareas que llevan al cumplimiento de un objetivo de un proceso; mientras que la tarea es el paso o acción puntal que se debe realizar dentro de una o varias actividades.

Estos documentos son de gran ayuda en la operación de las empresas; ya que permiten establecer el cómo, cuándo, donde, quien de las actividades y tareas que se quieran asignar.

Al definirlos es importante tener en cuenta:

  • Deben ser claros y debemos pensar en la persona que los va a leer; los documentos extensos han quedado en el pasado, porque no son prácticos y pierden claridad.
  • Los flujogramas; mapas conceptuales, mapas mentales, diagramas son de gran ayuda en cualquiera de estos tipos de documentos.
  • Al elaborarlos debe pensarse en incluir todas las partes relevantes para no estar modificándolos todo el tiempo.
  • Las modificaciones deben hacerse cuando en verdad se requiera y se deben socializar.
  • Los documentos deben estar al alcance de quien los necesita.

Finalmente cabe resaltar que no es una camisa de fuerza tener todos los documentos de la pirámide; cada empresa de acuerdo a su naturaleza, tamaño, a sus condiciones y actividad; establece los documentos que necesita; finalmente la idea no es llenarse de documentos, sino tener los que sean útiles.

Pero por pequeña y sencilla que parezca una empresa siempre es importante establecer por lo menos los documentos claves de acuerdo a su actividad; para que las responsabilidades, estándares, funciones y formas de trabajar queden documentadas y esto proporcione mayor orden y estabilidad ante cambios y ante la cotidianidad; además que permite que todo el equipo de trabajo hable el mismo idioma.

TIPOS DE DOCUMENTOS EN UN SISTEMA DE GESTIÓN

TIPOS DE DOCUMENTOS EN UN SISTEMA DE GESTIÓN

TIPOS DE DOCUMENTOS EN UN SISTEMA DE GESTIÓN

Todo el tiempo en nuestras empresas, nuestros estudios, hasta en nuestra vida personal hablamos de documentos; sin embargo cuando organizamos una empresa, ponemos en orden los temas administrativos, operativos, o incluso implementamos un sistema de gestión (sea cual sea); a veces tenemos confusión y no diferenciamos ciertos documentos de otros; podemos preguntarnos por ejemplo, ¿cuál es la diferencia entre un programa y un plan?, esas confusiones nos hacen crear un montón de documentos y archivos que no cumplen el objetivo deseado.

Para eso primero definiremos que es un documento; y en esta ocasión tomaremos la definición dada por ISO 9000:2015: “Información y medio en que está contenida”; es decir que esta entrada es un documento, una escritura de propiedad es un documento, una infografía es otro documento; porque son medios que contienen información.

Existen diferentes tipos de documentos; cada tipo tiene un objetivo con el cual se crea; por eso no es lo mismo un reglamento que un procedimiento o un programa y un manual; crear y distribuir adecuadamente los documentos no solo nos sirve en sistemas de gestión, sino también para tener una organización de los documentos que se crean en la empresa.

La siguiente imagen es un mapa de la clasificación y “jerarquía” de documentos que pueden existir en nuestros sistemas de gestión; la información está basada en las normas ISO 15489; ISO 30301 e ISO 30302; y nuestra experiencia en la gestión documental.

Tipos de documentos en un sistema de gestión

Cúspide de la pirámide:

Estatutos y Reglamentos:

Los estatutos dan las directrices con las que determinada sociedad va a funcionar, normalmente son manejo de los socios y junta directiva; los reglamentos establecen el conjunto de reglas que deben cumplir las personas que hacen parte de la organización, como el reglamento interno de trabajo; también hay reglamentos hacia los usuarios o clientes estos últimos son más comunes en empresas de servicios y también en el sector turismo.

Segundo nivel:

Políticas:

Son las intenciones de la gerencia hacia algún tema específico; por ejemplo la política de pagos establece la intención de la gerencia de pagar en determinados plazos y bajo ciertas condiciones dadas; o la política de calidad, que establece la intención de la gerencia por hacer un producto o prestar un servicio de calidad.

Objetivos:

Hacia dónde quiere llegar la organización?, se pueden documentar en cuadros de mando integral, en informes gerenciales, en software para medición de objetivos e indicadores; si estamos implementando un sistema de gestión es un debe de las normas así como la política; si NO estamos implementando un sistema de gestión, igual nos permite trazar las metas y medirnos en el tiempo, ponernos límites para lograr resultados.

Manual del Sistema de Gestión:

Cuando implementamos un sistema de gestión, podemos llegar a tener manuales, (no en todas las normas es obligatorio), cuando se tienen estos manuales, se convierten en el despliegue de la política, porque establecen como, quienes,  cuando, donde se cumplirá; y por eso la dejamos en ese rango de jerarquía.

Tercer Nivel:

Programas y Planes:

Ambos documentos nos permiten programar actividades que tienen una finalidad en un periodo de tiempo dado, sin embargo.

cual es la diferencia entre un plan y un programa?.
PLAN PROGRAMA
Desarrolla al generalidad de un tema a través de programas y proyectos Desarrolla de forma más específica cada uno de los lineamientos que contiene el plan.
Es un esquema de decisiones y acciones a modo general Establece acciones y decisiones de forma más específica.
Ambos planifican actividades
Ambos establecen periodos de tiempo para las actividades

Como ejemplo: tenemos el plan de desarrollo que a nivel nacional establece las directrices generales, y ya por cada componente se crean programas y proyectos para que ese plan se lleve a cabo; o a nivel empresarial el plan anual de SST que contiene las actividades generales a realizar; pero ya cada programa establece de forma específica que hacer de acuerdo al lineamiento detallado; así podemos llegar a tener un plan general anual de SST y programas como el psicosocial. El de riesgo químico, el de riesgo eléctrico, entre otros.

Finalmente en este nivel tenemos los demás manuales administrativos u operativos que nos dan una orientación de conductas respecto a un tema; normalmente van de forma escrita por el detalle y extensión de la información.

Cuál es la diferencia entre manual y Guía?:

La guía no tiene el detalle y amplitud del manual,  por lo mismo puede incluso que no vaya escrita sino a través de imágenes o infografías; se orienta de forma más puntual a una tarea y no como el manual que puede tener en su contenido la explicación de muchas tareas y actividades que llevan a cumplir un proceso o tema.

En nuestra siguiente entrada ahondaremos en el siguiente nivel de documentos, Procedimientos, Instructivos y protocolos; en que se diferencian? Cuando usar uno y cuando usar otro?.

Gestión del Cambio en Tiempos de COVID-19

Gestión del Cambio en Tiempos de COVID-19

Muchas empresas se encuentran aun en proceso inicial de su reactivaciòn economica; otras ya se han reactivado y estan afrontando muchos cambios economicos y operacionales; definitivamente el estado de pandemia ha puesto a prueba los sistemas de gestiòn de todas las organizaciones.

Los cambios que se estan viviendo, y que afectan el desempeño de nuestra organizaciòn, debemos comprenderlos para poderlos gestionar de la forma mas adecuada; por eso en este articulo hicimos una guia de los principales temas que cambiaran con el estado actual de pandemia.

En la siguiente imagen encontraran una pequeña matriz que cruza algunos temas principales con cada uno de los sistemas de gestiòn y por cada tema una pequeña explicaciòn de como y que cambiaria en ese sisema de gestiòn; tambien encontraran explicaciones transversales que afectan de forma similiar a los diferentes sistemas de gestiòn. Esta matriz es solo una guia de orientaciòn, ya que segun las caracteristicas de nuestra organizaciòn y de nuestro sistema de gestiòn pueden tenerse temas especificos que cambien, y por lo tanto los invitamos a analizar que aspectos han cambiado en sus actividades.

Gestión del cambio por COVID-19

Una vez identificados los cambios que se han presentado, es importante que actualicen cada uno de los documentos y herramientas de control de su sistema de gestiòn y divulgarlos a las partes que corresponda para tener claridad sobre como implementar dichos cambios.

 

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