TIPOS DE DOCUMENTOS DE UN SISTEMA DE GESTION

TIPOS DE DOCUMENTOS DE UN SISTEMA DE GESTION

TIPOS DE DOCUMENTOS DE UN SISTEMA DE GESTION

En este articulo abordaremos la segunda parte de los tipos de documentos de un sistema de gestion; les recomiendo leer el artículo anterior en el que alcanzamos a explicar algunos documentos como estatutos, política, manual del sistema de gestión, planes y programas; en este artículo ahondaremos en los documentos que están más cerca de la base de la pirámide documental.

Estos documentos no representan decisiones ni temas estratégicos o de planeación, sin embargo dan instrucciones de trabajo; para que las actividades y tareas se cumplan de forma oportuna y adecuada.

Vamos a empezar entonces por definir los 4 tipos de documentos más comunes y principales que nos ayudan a orientar o dar instrucciones de trabajo.

Diferencias entre Procedimiento, Instructivo, Protocolo y Guia.

Es importante tener en cuenta en estas definiciones; que una Actividad: es un conjunto de tareas que llevan al cumplimiento de un objetivo de un proceso; mientras que la tarea es el paso o acción puntal que se debe realizar dentro de una o varias actividades.

Estos documentos son de gran ayuda en la operación de las empresas; ya que permiten establecer el cómo, cuándo, donde, quien de las actividades y tareas que se quieran asignar.

Al definirlos es importante tener en cuenta:

  • Deben ser claros y debemos pensar en la persona que los va a leer; los documentos extensos han quedado en el pasado, porque no son prácticos y pierden claridad.
  • Los flujogramas; mapas conceptuales, mapas mentales, diagramas son de gran ayuda en cualquiera de estos tipos de documentos.
  • Al elaborarlos debe pensarse en incluir todas las partes relevantes para no estar modificándolos todo el tiempo.
  • Las modificaciones deben hacerse cuando en verdad se requiera y se deben socializar.
  • Los documentos deben estar al alcance de quien los necesita.

Finalmente cabe resaltar que no es una camisa de fuerza tener todos los documentos de la pirámide; cada empresa de acuerdo a su naturaleza, tamaño, a sus condiciones y actividad; establece los documentos que necesita; finalmente la idea no es llenarse de documentos, sino tener los que sean útiles.

Pero por pequeña y sencilla que parezca una empresa siempre es importante establecer por lo menos los documentos claves de acuerdo a su actividad; para que las responsabilidades, estándares, funciones y formas de trabajar queden documentadas y esto proporcione mayor orden y estabilidad ante cambios y ante la cotidianidad; además que permite que todo el equipo de trabajo hable el mismo idioma.

TIPOS DE DOCUMENTOS EN UN SISTEMA DE GESTIÓN

TIPOS DE DOCUMENTOS EN UN SISTEMA DE GESTIÓN

TIPOS DE DOCUMENTOS EN UN SISTEMA DE GESTIÓN

Todo el tiempo en nuestras empresas, nuestros estudios, hasta en nuestra vida personal hablamos de documentos; sin embargo cuando organizamos una empresa, ponemos en orden los temas administrativos, operativos, o incluso implementamos un sistema de gestión (sea cual sea); a veces tenemos confusión y no diferenciamos ciertos documentos de otros; podemos preguntarnos por ejemplo, ¿cuál es la diferencia entre un programa y un plan?, esas confusiones nos hacen crear un montón de documentos y archivos que no cumplen el objetivo deseado.

Para eso primero definiremos que es un documento; y en esta ocasión tomaremos la definición dada por ISO 9000:2015: “Información y medio en que está contenida”; es decir que esta entrada es un documento, una escritura de propiedad es un documento, una infografía es otro documento; porque son medios que contienen información.

Existen diferentes tipos de documentos; cada tipo tiene un objetivo con el cual se crea; por eso no es lo mismo un reglamento que un procedimiento o un programa y un manual; crear y distribuir adecuadamente los documentos no solo nos sirve en sistemas de gestión, sino también para tener una organización de los documentos que se crean en la empresa.

La siguiente imagen es un mapa de la clasificación y “jerarquía” de documentos que pueden existir en nuestros sistemas de gestión; la información está basada en las normas ISO 15489; ISO 30301 e ISO 30302; y nuestra experiencia en la gestión documental.

Tipos de documentos en un sistema de gestión

Cúspide de la pirámide:

Estatutos y Reglamentos:

Los estatutos dan las directrices con las que determinada sociedad va a funcionar, normalmente son manejo de los socios y junta directiva; los reglamentos establecen el conjunto de reglas que deben cumplir las personas que hacen parte de la organización, como el reglamento interno de trabajo; también hay reglamentos hacia los usuarios o clientes estos últimos son más comunes en empresas de servicios y también en el sector turismo.

Segundo nivel:

Políticas:

Son las intenciones de la gerencia hacia algún tema específico; por ejemplo la política de pagos establece la intención de la gerencia de pagar en determinados plazos y bajo ciertas condiciones dadas; o la política de calidad, que establece la intención de la gerencia por hacer un producto o prestar un servicio de calidad.

Objetivos:

Hacia dónde quiere llegar la organización?, se pueden documentar en cuadros de mando integral, en informes gerenciales, en software para medición de objetivos e indicadores; si estamos implementando un sistema de gestión es un debe de las normas así como la política; si NO estamos implementando un sistema de gestión, igual nos permite trazar las metas y medirnos en el tiempo, ponernos límites para lograr resultados.

Manual del Sistema de Gestión:

Cuando implementamos un sistema de gestión, podemos llegar a tener manuales, (no en todas las normas es obligatorio), cuando se tienen estos manuales, se convierten en el despliegue de la política, porque establecen como, quienes,  cuando, donde se cumplirá; y por eso la dejamos en ese rango de jerarquía.

Tercer Nivel:

Programas y Planes:

Ambos documentos nos permiten programar actividades que tienen una finalidad en un periodo de tiempo dado, sin embargo.

cual es la diferencia entre un plan y un programa?.
PLAN PROGRAMA
Desarrolla al generalidad de un tema a través de programas y proyectos Desarrolla de forma más específica cada uno de los lineamientos que contiene el plan.
Es un esquema de decisiones y acciones a modo general Establece acciones y decisiones de forma más específica.
Ambos planifican actividades
Ambos establecen periodos de tiempo para las actividades

Como ejemplo: tenemos el plan de desarrollo que a nivel nacional establece las directrices generales, y ya por cada componente se crean programas y proyectos para que ese plan se lleve a cabo; o a nivel empresarial el plan anual de SST que contiene las actividades generales a realizar; pero ya cada programa establece de forma específica que hacer de acuerdo al lineamiento detallado; así podemos llegar a tener un plan general anual de SST y programas como el psicosocial. El de riesgo químico, el de riesgo eléctrico, entre otros.

Finalmente en este nivel tenemos los demás manuales administrativos u operativos que nos dan una orientación de conductas respecto a un tema; normalmente van de forma escrita por el detalle y extensión de la información.

Cuál es la diferencia entre manual y Guía?:

La guía no tiene el detalle y amplitud del manual,  por lo mismo puede incluso que no vaya escrita sino a través de imágenes o infografías; se orienta de forma más puntual a una tarea y no como el manual que puede tener en su contenido la explicación de muchas tareas y actividades que llevan a cumplir un proceso o tema.

En nuestra siguiente entrada ahondaremos en el siguiente nivel de documentos, Procedimientos, Instructivos y protocolos; en que se diferencian? Cuando usar uno y cuando usar otro?.

Periodos de Reentrada Resolución 11768 de 2019

Periodos de Reentrada Resolución 11768 de 2019

Periodos de Reentrada Resolución 11768 de 2019

El periodo de reentrada o reingreso, se calcula para establecer cuanto tiempo debe pasar en un cultivo después de la última aplicación del producto plaguicida hasta que se pueda dar ingreso a animales y personas al respectivo cultivo.

El ICA expidió en agosto de 2019 la resolución 11768 por medio de la cual unificó criterios y anexos de la metodología establecida en resoluciones ya expedidas en 2018 y adicional dio plazo hasta el 14 de agosto de 2020; para presentar el cálculo de dichos periodos bajo la metodología de la resolución.

A quienes le aplica esta resolución: a todas las personas naturales y jurídicas que sean titulares de registros de plaguicidas químicos en Colombia.

De acuerdo a la resolución, se tienen 2 metodologías a aplicar de acuerdo a las características del producto; calculo por peligrosidad; la cual se basa en la categoría toxicológica de la fórmula del producto y de su ingrediente activo.  Y la metodología Numero 2: que tiene en cuenta el cultivo al que se va a aplicar y el ingrediente activo.

El ICA tiene establecida la calculadora a utilizar y es necesario tener en cuenta la información de cultivos a aplicar e información vigente de los ingredientes activos, según sistema globalmente armonizado.

Adicional a esto cabe aclarar que si el periodo de reentrada no presenta cambios en el número de horas que ya se tenía en el registro ICA del producto, igual se debe radicar este trámite en el ICA ya que la metodología tuvo variaciones para el cálculo.  Para este trámite el titular del registro del ICA debe presentar:

  1. Solicitud de modificación firmada por el representante legal.
  2. Copia de las resoluciones de la empresa titular del o los productos.
  3. Soporte de los cálculos realizados según calculadora del ICA y de acuerdo al método aplicado.
  4. Resoluciones del producto.
  5. Ultimo rotulado aprobado del producto
  6. Nuevo proyecto de rotulo a aprobar (tengan en cuenta acá, que son Sistema Globalmente Armonizado se tienen nuevas especificaciones para los rótulos las cuales están en la última modificación del manual técnico andino)
  7. Factura de pago por modificación en las recomendaciones de uso (el cambio en el método de cálculo se considera cambio en las recomendaciones de uso).

Es importante consultar la resolución 11768 de 2019 para ver en detalle los cambios del método de cálculo y así actualizar esta información a tiempo, para evitar sanciones con sus plaguicidas químicos de uso agrícola.

Esperamos poder responder a cualquier inquietud que puedan presentar.

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